Eventblog geopend! Terugblik op mijn eerste evenement...
14 maart 2019 
3 min. leestijd

Eventblog geopend! Terugblik op mijn eerste evenement...

Yes, je leest het goed! Vanaf nu ga ik jullie via het eventblog alles delen over het organiseren van evenementen (in alle vormen en maten!). Voor de gelegenheid lijkt het mij leuk om even terug te gaan naar mijn allereerste ‘échte’ evenement. Kinderfeestjes, uit de hand gelopen tienerfeesten en andere kleine ‘events’ tel ik dan niet mee haha.

Het is inmiddels ruim 7 jaar geleden dat ik mijn allereerste ‘evenement organiseerde’; een relatief ‘simpele’ buiten BBQ voor het bedrijf waar ik destijds werkte, in het hartje van Rotterdam. Alles aan die opdracht trok mij aan; de onduidelijkheid aan het begin van het project, het vervolgens helder verkrijgen van hoe de middag/avond er uit moest zien, de financiën, uitnodigingen, het maken van het draaiboek en het toe werken naar de grote dag.

Ik denk dat het het universum was wat mij wilde behoeden voor het overmoedig worden en mij daarom net voor de grote dag even de handrem op wierp. Alles verliep op rolletjes, iedereen waarmee ik samen werkte was tevreden en zelfs de weervoorspellingen voor op de grote dag gaven niets anders dan 8-en en 9-ens. En toen ging ik een rondje skeeleren. Ik kwam een kindje tegen dat via een oprijlaan de stoep op rende, maakte een uitwijkmanouvre, sprong soepeltjes van de stoep af…. én zag even dat kleine rode paaltje over het hoofd…. . Dat paaltje brak mijn hand. Of sterker nog, in mijn sprong gaf ik het paaltje een low-five met mijn polsbeschermer, deze brak en die duwde zich vervolgens in mijn hand. Waardoor hij niet alleen handbotjes brak, maar ook mijn pols.

Positivo die ik ben was ik de volgende dag gewoon weer aanwezig op de werkvloer. Een paar dagen later stond namelijk HET grote moment gepland. Zo veel pijn deed het niet, het was links (ik ben rechtshandig) én er kon verder niets ergers mee gebeuren. Ik zat namelijk verpakt in een dik stuk zwaar wit gips, en niet veel later een fluoriderend roze kleur (waar ik Mario, de dakloze man die ik iedere dag tegen kwam ook op had laten schrijven. Spijt had ik daar van, hij schreef namelijk met koeienletters MARIO en een aantal niet te missen hartjes.. dat zorgde voor heeel veel vragen).

Had ik maar naar m’n lichaam geluisterd toen ik op de dag van het event wakker werd met een vreemd kloppend gevoel in de vingers van mijn gegipste hand. ‘Niets aan de hand, komt vast door de breuk’, dacht ik. High on adrenaline (het was d-day!) haastte ik mij naar kantoor om de allerlaatste zaken te regelen. Het was een half uur voor de start van de BBQ dat ik naar mijn hand keek en opeens schrok van het zien van mijn vingers. Een vreemde paars blauwe kleur had zich over mijn vingertoppen verspreid.

Ik belde mijn huisarts en hij gaf mij aan dat ik meteen naar het ziekenhuis moest gaan. Dat gips moest open zodat het bloed weer goed kon gaan stromen in mijn hand. Shit, shit, shit. De meest beroerde timing ooit natuurlijk. Ik ademde diep in en uit en keek naar buiten. Niets aan de hand, alleen even goed bedenken wat ik nu het beste kan doen.

En in dat moment… daar zat, zonder dat ik het toen door had, één van de wijze lessen die ik in de afgelopen jaren heb geleerd als het gaat om het organiseren van evenementen.

Zorg dat je het volledige evenement (inclusief opbouw en afbouw) hebt verwerkt in een draaiboek. Denk niet te makkelijk over een draaiboek; besteed aandacht aan een zo volledig en overzichtelijk mogelijk document. Dat geeft je een hoop overzicht en rust.

Dat had ik gelukkig gedaan waardoor ik alleen nog ‘even’ iemand moest vinden die in ieder geval het eerste uur alles kon coördineren zodat ik op en neer kon naar het ziekenhuis. Ik delegeerde mijn taak zo snel en volledig mogelijk als dat kon aan een collega en haastte me naar het ziekenhuis. Eenmaal in het ziekenhuis werd het getekende hartje van Mario met een noodgang doorgezaagd en werd het gips tijdelijk even rond mijn hand getaped zodat ik het op een later moment opnieuw kon laten gipsen (kon geen kwaad en scheelde me veel tijd op dat moment).

Eenmaal terug gekomen voegde ik me bij mijn collega die mij met een glimlach zei dat de checklist was afgevinkt en dat alles op rolletjes liep. Toen wist ik het: dit was wat ik moest gaan doen. Dit is ‘mijn ding’. En nu jaren later.. is het nog steeds ‘mijn ding’ en help ik met YG-events mensen met de organisatie van hun evenement.

Ohja, voordat ik dit boekwerk ga afronden. Nog één wijze les die ik leerde:

Zorg ervoor dat je als eventmanager/organisator écht een coördinerende rol hebt. Plan jezelf zo veel mogelijk ‘vrij’ op de dag zelf. Zo heb jij de ruimte om het overzicht te houden en je handen vrij om in te grijpen waar nodig.

Ook deze klinkt logisch maar wordt lang niet altijd toegepast. Het is niet voor niets dat je bij het woord ‘eventmanager’ vaak een rennend iemand afgebeeld ziet met een oververhit hoofd, 2 telefoons in de hand en een oortje in. Daarmee zeg ik overigens niet dat een evenement managen een volledig stressvrij iets is. Natuurlijk blijft het soms vliegen en soms toekijken totdat je weer moet vliegen. Je kunt dat gedeeltelijk sturen door de situaties die kunnen ontstaan voor jezelf van te voren te bedenken en alvast op te lossen. Wat ik daar precies mee bedoel zal ik met jullie delen in mijn volgende blogs.

Over de schrijver
Na 7 jaar in het bedrijfsleven werkzaam te zijn geweest in allerlei spin-in-het-web functies vond ik het tijd om te gaan doen waar ik al die tijd het meeste energie uit haal: het organiseren van events in alle vormen en maten en het zorgen voor een glimlach bij mensen.
Reactie plaatsen